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应该如何建立健全公司合同管理制度?

作者:jcmp      发布时间:2021-06-21      浏览量:0
应该如何建立健全公司合同管理制度(大纲)

应该如何建立健全公司合同管理制度(大纲)?

无论是应聘还是实际工作中,法务小朋友不得不面对这样一个问题:如何建立健全公司合同管理制度?这是法务经理面试的必答题,也是实务工作中最日常也是最需要坚持的大纲性、原则性问题。

那么,如何构建和健全公司的合同管理制度呢?尤其是对于新创公司或成长中公司而言,合同管理制度的设计是极为重要的,好的合同管理制度,既能有效把控风险,同时又能高效协调公司业务开展和运作。

笔者根据实务经验,认为理想的[至于现实的操作,则可根据公司实际需要、部门之间权力配置而灵活调整,不必固执于某一特定模式,但整体架构需秉持合理、高效的原则]合同管理制度可以按如下大纲予以设计:

【一】分类详细的合同谈判制度。

【二】分工明确的合同拟定、审查和批准制度。

【三】灵敏的合同履行风险预警制度。

【四】高效的合同纠纷管理制度。

【五】职权规范的合同用印和存档制度。

【六】严格的合同借用制度。

在上述大纲指导之下,可逐步细化每个环节的具体管理制度。为什么说总的要求是建立合同管理规章并下发执行呢?理由很简单:书面化、制度化。用高端大气点的说法就是:将法务部门的意志通过公司内部“立法”程序上升为公司整体意志,上升为公司的规章制度。

具体操作流程,每个公司的组织架构不同,因此需要协调、征求意见的对象不尽相同,但总体而言,在制定公司合同管理规章的时候,建议按以下流程制定、颁行合同管理规章:

1、法务部门牵头起草合同管理制度的规章草案;

2、 结合公司权力结构、部门权限配置,在草案中合理分配各方权限[谈判、起草、修改、审订、核准、签章及其监督、档案收集与存档等工作的分配];

3、将草案送交所涉部门商讨或征求意见,并划清部门职责边界。

4、法务部门在征求其他部门意见的基础上修改草案。

5、法务部门自行审订草案,重点审订对象:内容是否完整;权责是否清晰且符合公司内部权力分配;表达是否清晰明了(非法务人员看了也知道怎么操作);格式是否清爽统一(忌繁文缛节,也忌格式混乱或无格式);流程图是否完整无误。

6、定稿后,提请公司分管领导签字确认(若涉及员工权利义务的,还需征求工会意见或员工意见),并予以颁行,作为公司规章制度。

7、后续实际情况变化的,需不时予以修订。